Как встречать делегацию

В настоящее время, когда многие из российских предприятий имеют деловых партнеров за рубежом, обмен делегациями стал нормой. Это помогает ознакомиться с производством на месте, лично познакомиться с теми, с кем предстоит работать, оценить обстановку и оперативно решить деловые вопросы. Встречая делегацию, следует учесть некоторые организационные моменты.

Инструкция

1. На стадии подготовки обговорите численность делегации с учетом того, что рабочие вопросы решаются тем быстрее, чем она меньше. Кроме того, подберите состав участников с вашей стороны, чтобы количество их было приблизительно таким же, как и у тех, кого вы будете встречать. Обсудите, на каком языке будут вестись переговоры и подготовьте переводчика даже в том случае, если гости приедут со своим.
2. Узнайте о вопросах, которые компетентен решать тот или иной член делегации, поскольку на Западе очень строго соблюдается субординация. Вы должны обращаясь к кому-то из гостей быть уверенным в том, что по своим обязанностям он имеет право дать информацию.
3. Заранее обговорите те вопросы, которые будет необходимо решить и подготовьте все материалы, которые могут потребоваться. Обсудите, какие документы будут подписаны после окончания переговоров. Договоритесь о режиме их проведения – во сколько они будут начинаться, сколько длиться и когда будут перерывы.
4. Если делегацию возглавляет достаточно значимое лицо, приглашение вышлите как можно скорее, чтобы подчеркнуть уважение и повысить вероятность того, что визит состоится и у этого человека не будет запланировано других встреч на это время.
5. Подготовьте отдельное, удобное помещение для переговоров, предусмотрите, чтобы каждому участнику встречи было предоставлено комфортное место. Сделайте запас прохладительных напитков, кофе, печенья и позаботьтесь о красивой посуде. Не забудьте поставить пепельницы, если вы не против, чтобы во время встречи присутствующие могли закурить.
6. Договоритесь, нужно ли будет делать запись переговоров, согласие должны дать обе стороны. Предусмотрите, чтобы гости были посажены лицом к дверям, этот психологический прием позволит им чувствовать себя более спокойно. И договоритесь, чтобы во время встречи вас не отвлекали телефонные звонки.
7. Встречать делегацию и провести ее на место переговоров лучше симпатичной и улыбчивой девушке. Она может ожидать гостей в вестибюле того здания, где будут вестись переговоры. Когда гости придут на место встречи, необходимо сразу представить обе делегации друг другу, чтобы те, кто хочет сесть рядом, могли это сделать.