Вам понадобится
- - акт об уничтожении;
- - технические средства для уничтожения документов.
Инструкция
1
Ознакомьтесь с порядком уничтожения документов. Он распространяется как на документы на бумажных носителях, так и на те, что выполнены в электронной форме. Уничтожаются обычно документы, которые потеряли практическое значение и имеют истекший срок хранения. В первую очередь это относится к кадровым и бухгалтерским документам.
2
Проведите экспертизу ценности документов. Результатом ее должен стать акт о выделении и подготовке к уничтожению тех бумаг, которые больше не подлежат хранению. Срок хранения документов определяется действующей номенклатурой дел вашей организации. В отдельных случаях сроки уточняют по федеральным законам, постановлениям правительства, ведомственным или типовым перечням документов.
3
Составьте акт на уничтожение документов, проставив наименование структурного подразделения перед каждой группой заголовков. Однородные дела вносите в акт под одним общим заголовком, указывая при этом общее количество дел. Акт должен подписать сотрудник организации, который участвовал в экспертизе ценности документов. После этого акт утверждает руководитель.
4
Отбор дел для уничтожения проводите, используя полистный просмотр. Это позволит не пропустить случайно попавший в дело нужный документ. Если какие-либо материалы пролежали в месте хранения длительное время, их допускается пролистать выборочно, чтобы определить актуальность документов.
5
Выберите способ уничтожения включенных в акт документов. Их можно сжечь или использовать для этой цели уничтожитель бумаг. Иногда подлежащие уничтожению материалы передают для утилизации в специализированное предприятие, оформляя процедуру актом приема-сдачи и соответствующей накладной. Последний способ чаще всего применяется в том случае, когда объем документации значителен. Чтобы обеспечить конфиденциальность, обычно передачу дел и их уничтожение проводят под контролем сотрудника организации.