Как оплатить проезд работникам

Оплата проезда работникам – это компенсация расходов за передвижение во время рабочего времени по служебным поручениям. Согласно постановлению Минфина РФ за номером 03-05-04/112 от 4 мая 2006 года все выплаты, связанные с компенсацией проезда не относятся к суммам, выплачиваемым за работу. Чтобы при проверке инспекторов из налоговой или трудовой инспекции не возникло проблем и недоразумений, все расходы следует документально оформить.

Вам понадобится

• - должностные инструкции;
• - приказ;
• - уведомление в бухгалтерию;
• - авансовый отчет.

Инструкция

1. Составьте должностные инструкции для всех сотрудников, которым вы оплачиваете проезд, связанный с производственными поручениями. В данном документе подробно опишите порядок разъездной работы и порядок компенсации за проезд. Вы можете указать, что будете выдавать проездные документы или выплачивать определенную сумму в определенные дни, если проезд связан не только с передвижением на общественном транспорте.
2. Издайте приказ. Унифицированной формы данного документа нет, поэтому пишите приказ в свободной форме. Укажите все ФИО сотрудников, должность, номер структурного подразделения, отдела, то есть всех, кому вы компенсируете проезд, можете указать в списочном порядке. Если кому-то вы оплачиваете проезд путем выдачи проездных документов, а остальным наличными денежными средствами или иными способами, то приказ на всех оформляйте отдельный под разными порядковыми номерами. В приказах опишите, какие виды компенсации следует выдавать сотрудникам, в каком размере и в дату ежемесячной компенсации.
3. Подайте уведомление в бухгалтерию о выдаче компенсационных выплат. Если вы планируете выдавать их отдельно от заработной платы, то в уведомление укажите дату выплат.
4. По истечению отчетного периода все сотрудники, получившие компенсацию за проезд, обязаны представить авансовый отчет об использованных средствах с приложенными документами: билетами на транспорт, чеками на бензин.
5. В соответствии с решением директоров Центробанка Российской Федерации за номером 40 от 22 сентября 1993 года и пункта 11 о порядке ведения кассовых операций, отчеты должны быть представлены в течение трех рабочих дней после истечения финансового отчетного периода. Если это требование не выполнено, то проверка налоговых органов может принести печальные последствия. Руководителю и главному бухгалтеру выпишут огромный административный штраф за несоблюдение порядка финансового учета.