Как оформить письмо по делопроизводству

Несмотря на все большее распространение электронного документооборота, общение между предприятиями посредством электронной почты, деловая переписка не утратила своей актуальности. Более 80% деловых писем печатается на бумажном носителе и отправляется по почте или путем внутриведомственной экспедиции. Как же правильно написать письмо, чтобы оно достигло своей цели, а не было отправлено адресатом в мусорное ведро?

Инструкция

1. Приступая к написанию делового письма, возьмите бланк предприятия. Как правило, его формат определен в инструкции по делопроизводству, печатается на бумаге формата А4. Если печать будет осуществляться на готовом бланке, позаботьтесь о достаточном отступе сверху (чтобы разместились реквизиты предприятия). Оставьте поле слева – 30мм, справа и снизу – 20мм (можно меньше, но не менее 15мм).
2. Выбирая бланк, определитесь с расположением реквизитов (угловое или продольное). Если ваше письмо связано с производственно-финансовой деятельностью, несет в себе информацию, предложение к сотрудничеству, адресовано частному лицу – лучше использовать угловое расположение реквизитов (в левом верхнем углу листа).
   В верхней левой части письма печатаются реквизиты адресата. Для юридического лица – это наименование организации (в именительном падеже), должность лица, которому предназначено письмо (в дательном падеже). Например, ОАО «ПавловскГранит», начальнику отдела продаж Иванову И.И.
   Если письмо направляется руководителю, наименование предприятия можно не указывать, т.к. оно входит в наименование должности (например, «Директору ОАО «ПавловскГранит» Сидорову Е.Е.).
3. Письмо-поздравление, письмо-приглашение лучше будет смотреться на бланке с продольным расположением реквизитов. В шапке такого письма минимальное количество реквизитов – герб или эмблема, наименование предприятия, сокращенное наименование (только в том случае, если оно закреплено в уставе или другом управляющем документе), дата и номер. Адрес, телефоны, электронный адрес организации располагаются в нижнем колонтитуле. Содержание такого письма желательно разместить на одном листе.
4. Теперь приступайте к написанию самого письма. Наименование документа (Письмо) печатать не нужно. Шрифт выберите по своему усмотрению, если это не оговорено инструкцией по делопроизводству. Чаще всего используется шрифт Times New Roman, кегль 12 – 14.
5. Если оно предназначено конкретному лицу, обращайтесь непосредственно к нему («Уважаемый Николай Иванович!») и только на «Вы». Если нет, приступайте сразу к тексту. В случае, когда письмо короткое, измените межстрочный интервал на 1,5.
   Содержание должно быть ясным, четко выражать то, что вы хотите от адресата.
6. В завершение укажите должность руководителя, подписавшего письмо, ФИО (инициалы ставьте впереди фамилии, например В.И.Петров). Ниже – свои координаты как исполнителя – фамилию, имя, отчество, телефон.