Инструкция
1
Сначала следует заметить, что прежде чем уничтожать документы вы должны провести их инвентаризацию, то есть перепроверить все даты, наличие, а также секретность. Существуюn документы, которые нужно не просто выбросить, а сжечь (или уничтожить в шредере), дабы не разглашать коммерческую тайну.
2
Обязательно составьте опись документации, которая подлежит утилизации. Также приказом назначьте лиц, которые войдут в экспертную комиссию. Среди них выделите председателя, ответственного за передачу документов в бухгалтерию.
3
Сам акт об утилизации документов, у которых закончен срок исковой давности, не имеет унифицированную форму. Поэтому вы можете составить его в произвольном виде.
4
Сначала укажите реквизиты организации, они могут находиться как в правом верхнем углу, так и в левом. Здесь укажите наименование организации согласно учредительным документам, структурное подразделение, банковские реквизиты, адрес и контакты.
5
Чуть ниже справа напишите «Утверждаю», ниже указываете руководителя и оставляете поле под его подпись и дату составления.
6
Ниже в центре напишите «Акт о выделении и уничтожении документов, срок хранения которых истек». После этого строкой ниже укажите основание, то есть приказ (распоряжение) руководителя. Затем перечислите лиц экспертной комиссии с указанием фамилий и должностей.
7
Далее напишите примерно такой текст: «Экспертная комиссия, руководствуясь (перечнем, описью), выделила к уничтожению документы, утратившие срок исковой давности». Далее укажите данные в виде таблицы, которая должна содержать такие графы, как порядковый номер, дата документа, заголовок, пояснение, количество документов, номер документа в описи (перечне).
8
После таблицы подведите итог, то есть укажите количество документов, подлежащих утилизации. Далее акт должны подписать все члены комиссии. А председатель должен подписаться под тем, что документы в полном объеме будут переданы на утилизацию. В конце поставьте дату составления и скрепите все синим оттиском печати организации.