Инструкция
1
Заведите журнал учета счетов-фактур. Вносите туда все номера документов, которые собираетесь подшивать. Лучше всего делать это в электронном виде, в специальной программе или в обычной таблице Excel. Впишите номер документа (обычно он смешанный - цифровой и числовой) и его дату. Время от времени переносите данные на диски, чтобы в случае поломки компьютера архив остался в целости и сохранности.
2
Заведите несколько книг учета счетов-фактур, если в компании существуют не одно юридическое лицо. Составляя документ, сразу давайте ему соответствующий номер. Применяйте условные обозначения. Например, фактуры, оформленные для ОАО «Золотая антилопа», помечайте как 123-ЗА, а для ЗАО «Падишах» как 123-П. Обязательно указывайте номер договора или соглашения, к которому был составлен данный счет.
3
Возьмите счет-фактуру, которую нужно подшить. Проделайте дыроколом два отверстия. Вставьте документ в папку. Используйте скоросшиватели с плотными обложками, чтобы ценные бумаги не помялись. Не набивайте их слишком плотно.
4
Второй способ хранения - в файловых папках. Возьмите прозрачную обложку и вставьте в нее счет-фактуру. Файл поместите в скоросшиватель и закрепите специальными держателями.
5
На каждую папку нанесите условные обозначения. Пометьте, счета-фактуры какого юридического лица там хранятся. Напишите период, за который собраны документы.
6
Счета-фактуры старше трех лет отправьте на склад. Сложите папки в картонные коробки, которые легко пропускают воздух. Укажите на стенках количество скоросшивателей внутри и к какому юридическому лицу они относятся. В программе, в которой вы регистрируете документы, пометьте, какие из них были отправлены на склад. В случае надобности всегда можно будет поднять архив и найти нужные бумаги.