Как прошить договор

Правильное хранение документации позволит избежать проблем с поиском нужных договоров. Потратив немного времени на подшивку ценных бумаг, вы будете уверены, что нужные всегда будут под рукой в целости и сохранности.

Инструкция

1. Чтобы легко найти нужный документ, сделайте книгу учета. Договору присваивайте номер и заносите его в эту тетрадь. Кроме порядкового номера записывайте дату, когда договор был заключен. Строка в журнале должна выглядеть так: 1. договор №987ДЛ от 23.03.2010. Рядом, в примечаниях, укажите суть контракта, если этого требует корпоративный стиль ведения архива.
2. Заведите для каждого юридического лица, если в организации их несколько, свой журнал учета документов. Используйте для их обозначения условные символы. К примеру, договоры ООО "Веселые картинки" вписывайте как 987ВК. А контракты от ОАО "Мурзилка" помечайте 987М. Присваивайте номера строго по порядку, чтобы не было путаницы.
3. Подшивайте договор в папку только после того, как он прошел все этапы согласования, был на подписи у генеральных директоров обеих сторон, все печати поставлены. Выбирайте скоросшиватели в твердой обложке - они обеспечат сохранность документов. Для каждого юридического лица заведите отдельную папку.
4. Чтобы вложить договор в скоросшиватель, аккуратно выньте скрепку, соединяющую листы. Дыроколом пробейте новые отверстия. Вставьте документ в папку и закрепите его металлическими усиками. Отделите один контракт от другого чистым листом формата А4.
5. Есть еще один способ архивирования документов. Приобретите комплект прозрачных файлов. Каждый договор вложите в отдельную обложку и закрепите в папке.
6. Не вставляйте в одну папку слишком много договоров - листы могут помяться. Скоросшиватель должен закрываться легко, чтобы бумага не выглядывала наружу.
7. Отведите для хранения папок с документами отдельную полку на стеллаже. На торце скоросшивателя укажите год и юридическое лицо, на которое оформлены договора. Так вы быстро отыщите нужные контракты в случае надобности.
8. Папки с документами, заключенными три - четыре года назад, держать под рукой нет необходимости. Положите их в плотные картонные коробки, подписав год и юридическое лицо, которому принадлежат договора. Упаковки отправьте на склад. Найдите сухое место для хранения. Влага может погубить ценные бумаги.