Как списать подотчет

На любом предприятии возникает необходимость производить расчеты с подотчетными лицами. Выдача средств подотчет осуществляется на хозяйственно-производственные затраты, на административные расходы филиалов, на оплату служебных командировок, на выплату заработной платы. Такой вид операций является разновидностью кассовых операций предприятия. Поэтому для правильного соблюдения регламента выдачи и списания сумм подотчета необходимо руководствоваться нормативными положениями по ведению кассовых операций.

Вам понадобится

• - приказ руководителя организации;
• - авансовый отчет;
• - книга учета приходно-расходных ордеров;
• - расходный кассовый ордер;
• - приходный кассовый ордер;
• - квитанция о внесении неиспользованных средств.

Инструкция

1. Выдайте наличные денежные средства подотчетному лицу, согласно расходному кассовому ордеру. Такой ордер должен быть правильно оформлен, заверен штампом с реквизитами расходного ордера и подписями главного бухгалтера, кассира и подотчетного лица. Выдача денежных средств подотчетному лицу производится по предоставлению паспорта. Затем расходных кассовый ордер необходимо зарегистрировать в книге учета приходно-расходных ордеров. На данную операцию бухгалтеру предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кредит 50 «Касса» на сумму средств, выданных подотчетному лицу.
2. Произведите списание подотчетных сумм на основании представленного авансового отчета. Авансовый отчет необходимо составить в одном экземпляре и заверить подписями руководителя предприятия, подотчетного лица и работника бухгалтерии. К авансовому отчету нужно приложить оригиналы документов, подтверждающих данные расходы, например, квитанции, чеки, командировочное удостоверение, билеты на проезд. Затем бухгалтеру предприятия необходимо проверить целевое использование затраченных средств и подбить их общую сумму.
3. Осуществите прием в кассу неиспользованных наличных денежных средств подотчетным лицом. Такие средства остаются в результате превышения сумм, выданных авансом, над фактическими затратами подотчетного лица. Прием таких денежных средств в кассу предприятия осуществляется по приходному кассовому ордеру, который необходимо подписать главным бухгалтером и кассиром, а также заверить кассовым штампом. Приходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, а затем регистрируется в книге учета приходно-расходных ордеров предприятия. Такой кассовый ордер остается у бухгалтера предприятия, а подотчетному лицу на руки выдается квитанция о внесении неиспользованных средств. На данную операцию бухгалтеру предприятия необходимо сделать бухгалтерскую проводку: Дебет 50 «Касса» – Кредит 50 «Расчеты с подотчетными лицами» на сумму неиспользованных средств подотчетным лицом.