Как оформить заявку на покупку

Правильное оформление заявки на покупку поможет вам, прежде всего, при возможных последующих разбирательствах относительно срока, объемов и качества купленных товаров. Но даже если вы на сто процентов уверены в продавце, пренебрегать правилами заполнения заявки все же не следует. От возникновения форс-мажорных обстоятельств не застрахован никто, поэтому лучше сразу позаботиться о защите от их последствий.

Инструкция

1. Укажите в первом пункте заявочной формы наименование вашего структурного подразделения, реквизиты фирмы, ФИО руководителя, если вы частное лицо – ФИО и контактную информацию.
2. Второй пункт – это задание на поставку товара. Укажите его наименование, базовые характеристики и цену. Не забудьте вписать и требования к качеству, безопасности, техническим и функциональным свойства, габаритам, оформлению, упаковке и т.п.
3. Если этого товара еще нет на складе магазина (или компании, занимающейся его реализацией), напишите в третьем пункте ориентировочную цену на товар с обязательным указанием на источник информации. Обычно ориентировочная цена формируется с учетом сведений, полученных из каталогов прайс-листов на аналогичную продукцию в других магазинах и компаниях, сметных расчетов, справочно-информационных служб и т.п.
4. В четвертом пункте опишите структуру цены всего контракта (в том числе и ориентировочной цены). Это может быть не только доставка, но и разгрузка, сборка, услуги консультантов.
5. В пятом укажите предполагаемый источник финансирования данного заказа. Например, бюджетные или внебюджетные средства (если вы представитель организации).
6. В шестом пункте оговорите условия оплаты товара. Обычно оплата производится по факту поставки товара. Если вы доверяете этому магазину или компании, то можете предпочесть и авансовую форму оплаты (но не более 30% от суммы заказа). Кроме того, если вы сотрудничаете уже давно, поставщик может пойти вам навстречу и согласиться, допустим, на поэтапную выплату суммы, назначенной за товар.
7. Укажите в седьмом пункте предпочтительный срок поставки товара (точное число календарных или рабочих дней со дня подачи заявки, отводимое на поставку). При этом учтите все сроки, необходимые для размещения заказа в базе данных магазина или компании, а также наличие или отсутствие необходимого количества товара на складе.
8. Укажите адрес поставки в восьмом пункте: страна, населенный пункт, улица, номер дома, этаж и номер офиса (квартиры, если вы частное лицо).
9. Подпишите заявку и поставьте дату ее формирования. Если вы представитель организации, то вам, возможно, потребуется подпись главного бухгалтера и начальника подразделения или директора.