Как оформить суточные

В процессе своей деятельности многие предприятия отправляют своих работников в служебные командировки. Казалось бы, ничего сложного – просто сотрудник отправился на задание и вернулся с него. Но даже такое простое событие требует достаточно объемного процесса документального оформления.

Вам понадобится

• - командировочное удостоверение
• - служебное задание
• - приказ о командировке
• - авансовый отчет
• - отчет о выполненной работе

Инструкция

1. Оформите служебное задание для сотрудника, в котором подробно изложите цель и сроки поездки сотрудника. Обычно такое задание оформляется руководителем структурного подразделения, в котором работает сотрудник, направляющийся в командировку. Затем подпишите данное служебное задание у руководителя предприятия, так как именно он принимает последующее решение о целесообразности данной командировки.
2. Подготовьте Приказ о командировке сотрудника. Такой Приказ обычно издаётся руководителем предприятия, на основании служебного задания, поданного руководителем структурного подразделения. Ознакомьте сотрудника, направляющегося в командировку, с данным Приказом под роспись.
3. Оформите сотруднику командировочное удостоверение, на основании Приказа о командировке. В этом удостоверении указываются отметки о времени прибытия работника к месту назначения и времени его отъезда оттуда. По данным отметкам, после возвращения сотрудника, рассчитывается его фактическое время пребывания в командировке и производится начисление командировочного пособия.
4. Выдайте сотруднику аванс на оплату командировочных расходов. Такие расходы включают в себя оплату суточных, поездки, найма жилого помещения и др. Суточные расходы выплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, а также за все дни, которые он затрачивает на поездку. Если работник направляется в командировку в пределах страны, такой аванс выплачивается в национальной валюте, а если заграницу, то в валюте страны, в которую он едет.
5. Составьте отчёт о выполненной работе, по результатам возвращения работника из командировки. В этом отчёте указывается объём работы, выполненной сотрудником в течение командировки, а также здесь обозначаются фактические расходы на командировку, включая суточные. К такому отчёту прикладываются оригиналы документов, таких как: билеты на проезд, квитанции за оплату гостиницы и прочее. Затем, сопоставив с суммами, выданными работнику в виде аванса, производится перерасчёт расходов: изымаются излишки средств или возвращается перерасход. С данными отчёта о выполненной работе сотрудник должен ознакомиться под роспись.