Как сшивать папки

Когда в организации накапливается документация, требующая кратковременного или длительного хранения, необходимо систематизировать ее и сшить папки с мягким или твердым переплетом. В каждом конкретном случае могут быть свои требования к оформлению архива и последовательности работы, так как строгих законодательных стандартов в этой области не существует. Однако определены основные принципы, которых обычно придерживаются опытные делопроизводители.

Вам понадобится

• - черный графитовый карандаш;
• - канцелярское шило (или прибор УПД);
• - струбцина;
• - прошивочная игла;
• - шнур или капроновая нить;
• - ножницы;
• - лист белой бумаги;
• - канцелярский клей;
• - обложка.

Инструкция

1. После экспертизы ценности документации пронумеруйте ее, поставив черным графитовым карандашом порядковый номер (в порядке хронологии) в верхнем правом углу каждого листа. Начинайте с первого разворота; титульную опись содержащихся документов и последний лист нумеровать не нужно. Следите за тем, чтобы цифры не зашли на текст.
2. Сделайте две пары отверстий специальным канцелярским шилом в середине левого поля каждого документа. Чтобы пачка бумаг не распалась, закрепите ее в струбцине. Как правило, делопроизводители размещают дыры по вертикальной линии, оставляя между каждой расстояние не менее 3 см. Если поле у листа узкое, можно приклеить к кромке белую полоску.
3. Воспользуйтесь специальным станком для прошивки документации (УПД). Это значительно сократит вашу работу, так как с помощью этого приспособления можно единовременно пробить стопку документов толщиной в 10 см. Внимательно прочитайте инструкцию и работайте осторожно – сверло сильно нагревается.
4. Начинайте сшивать папку с помощью специального банковского шпагата или прочных капроновых ниток и прошивочной иглы. Прошейте архив два раза для надежной фиксации. Свободные «хвосты» шнура (около 5-6 см) протащите через срединное отверстие на изнаночной стороне «книги» и сделайте крепкий узел.
5. Вырежьте из белой плотной бумаги круг (диаметром около 4 см) и заклейте им узелок. Клей используйте обычный канцелярский. Печатью захватите наклейку, под ней поставьте заверительную подпись и дату. Если папка была уже прошнурована без заверительной страницы, то ее допустимо вклеить на изнанку обложки.
6. Наденьте прошнурованную папку в специальную обложку или переплетите документы с помощью станка. Для долговременного архива рекомендуется подобрать твердую обложку, в остальных случаях годится и картонная «одежка» или из плотной мелованной бумаги. В любом случае это должно быть изделие деловой полиграфии, оформленное в соответствии с корпоративным стилем.