Как выдавать деньги из кассы

Согласно законодательству России все кампании должны класть свободные деньги в банк на свой расчетный счет. При этом они могут иметь денежные суммы в кассе организации. Но существует, так называемый, кассовый лимит, который ограничивает сумму наличных в кассе на конец дня. Данный документ подписывается руководителем и утверждается банком. Выдавая деньги через кассу организации, необходимо правильно оформить выдачу денег, в противном случае, вас могут привлечь к санкциям.

Инструкция

1. Для осуществления выдачи денежных сумм через кассу организации необходимо иметь кассовую книгу. В ней ведется учет по всем операциям с наличными средствами. Данные можно заносить как через компьютер, так и в ручную с помощью журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).
2. Заполнять или распечатывать кассовую книгу ежедневно не нужно, нужны лишь те дни, в которых осуществлялись операции по кассе. Ведется кассовая книга вручную, в конце периода, книга прошивается, пронумеровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
3. Любая выдача денежных сумм сопровождается расходным кассовым ордером (форма № КО-2). Он заполняется на одну операцию или же на несколько однотипных, например, на выплату заработной платы. В случае нескольких однотипных операций к ордеру прилагаются подтверждающие документы, например, платежная ведомость.
4. В расходном кассовом ордере необходимо указать основание выдачи денежной суммы, лицо, которому они выдаются и приложение. Основанием могут быть следующие формулировки: «выдано подотчет», «выплачена заработная плата» и прочие. Приложениями являются ведомости, заявление работника и прочие.
5. Получив денежную сумму подотчет, сотрудник должен расписаться в расходном кассовом ордере. Затем по истечению времени ему необходимо отчитаться перед бухгалтерией. Подтверждающими документами являются чеки, квитанции, накладные, в которых должен быть прописан данный сотрудник.
6. Для того чтобы подтвердить расходы, они должно быть экономически обоснованы. Если все в норме, то на сумму по документу составляется авансовый отчет.
7. Если денежные суммы из кассы выдаются на зарплату, то работникам достаточно расписаться в платежной ведомости, а тот, кто выдает заработную плату, например, кассир, должен расписаться в расходном кассовом ордере.
8. Выданные суммы подотчет, должны быть возвращены или подтверждены не позднее того срока, который указан в приказе руководителя о распоряжении выдачи денежных сумм из кассы. Но не стоит устанавливать слишком большой срок, дабы не навлечь подозрения проверяющих. При командировочных расходах сотрудник должен отчитаться в течение трех дней после возвращения на рабочее место.
9. Денежные суммы, выданные через кассу организации, бухгалтер должен оприходовать на счете 50 «Касса», к которому могут дебетироваться счета: 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (при оплате заработной платы), 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (при выдаче подотчет на нужды организации), 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (при оплате поставщику).