Как считать командировочные

Направление в командировку предполагает оформление необходимых документов: служебного задания, приказа о направлении в командировку и командировочного удостоверения. Работнику возмещают подтвержденные документами расходы, связанные с пребыванием в командировке, и оплачивают суточные. Размер суточных определяет коллективный договор или специальный приказ организации. За время командировки за работником сохраняется средний заработок.

Вам понадобится

• - Коллективный договор или иной документ, устанавливающий размер суточных в вашей организации.
• - Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении.
• - Приказ о направлении работника в командировку.
• - Командировочное удостоверение.
• - Авансовый отчет, утвержденный руководителем.
• - Документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Инструкция

1. Перед отъездом работника в командировку на территории Российской Федерации выдайте ему аванс в рублях, а в зарубежную командировку - в валюте той страны, в которую он командирован.
2. После возвращения из командировки проверьте представленный работником авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы в командировке, а именно:
   
   - командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии - утвержденное руководителем служебное задание;
   
   - счет из гостиницы и кассовый чек, подтверждающий фактическую оплату проживания;
   
   - билеты на транспорт, квитанции, подтверждающие оплату услуг по бронированию билетов и использование постельных принадлежностей;
   
   - квитанцию об оплате проезда транспортом общего пользования к аэропорту, если он находится за чертой населенного пункта;
   
   - квитанцию об оплате страхового платежа по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.
3. Если работник был в зарубежной командировке, то, кроме документов, перечисленных выше, проверьте следующие:
   
   - квитанции, подтверждающие расходы по оформлению заграничных паспортов и виз;
   
   - банковские документы, подтверждающие расходы по обмену дорожных чеков на наличную иностранную валюту;
   
   - квитанции об оплате консульских и аэродромных сборов;
   
   - квитанции об оплате сбора за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
   
   - документ об оформлении обязательной медицинской страховки.
4. На основании командировочного удостоверения просчитайте количество дней командировки (включая выходные и праздничные дни, день отъезда и день возвращения) и, зная положения коллективного договора о размере суточных, просчитайте сумму возмещения.
5. Подсчитайте все расходы согласно предоставленным квитанциям и чекам.
6. Определите разницу между суммой подтвержденных расходов и выданным авансом. Если выданный аванс больше этой суммы, то работник должен внести в кассу разницу, если меньше – выдайте ее работнику из кассы.