Инструкция
1
Документ оформляется на основе черновых рукописных записей, аудиозаписи или стенограммы, которые секретарь ведет в ходе совещания, используются также материалы, подготовленные непосредственно для заседания: тексты выступлений, проекты решений, повестка дня и списки присутствующих.
2
На первой строке протокола записывается официальное название предприятия или организации. На второй – заглавными буквами вид документа ПРОТОКОЛ. Ниже – дата совещания (не день оформления записей), номер, присвоенный при регистрации, и место составления документа. Далее в нижнем левом углу заглавными буквами делается запись о виде совещания. Не забудьте согласовать в родительном падеже со словом «протокол». Например, «совещания руководителей отделов».
3
В вводной части документа указываются следующие данные: ФИО председателя и секретаря, количество участников совещания и специально приглашенных людей, повестка совещания. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, имеющих право голоса, записываются строго по алфавиту. При указании общего количества присутствующих, без перечисления фамилий в самом протоколе, сноска на список регистрации обязательна («список прилагается»). Список должен быть в приложениях к протоколу. В последнюю очередь записывается номерной перечень вопросов, обсуждаемых на совещании, с указанием фамилий докладчиков и выступающих.
4
Основная часть данного вида документа состоит из трех структурных частей, по количеству вопросов в повестке дня. Каждая часть строится по схеме: «слушали» или «выступили», «решали», «постановили» или «решили». В них записывается ход совещания и обсуждения по каждому пункту повестки. В части «выступили» иногда записываются вопросы и ответы. Например:
«Вопрос: Если будет принято решение о реорганизации предприятия, будут ли уволены сотрудники?
Ответ: Нет» (фамилии не нужно указывать)
В раздел «постановили» записываются и результаты голосования. Либо «Единогласно», либо «за» - 10, «против» - 4, «воздержались» - 3. Текст решения записывается в форме повелительного наклонения, обязательно указывается срок исполнения и исполнитель.
5
В конце оформленного протокола ставится подпись председателя и секретаря.