Инструкция
1
Для составления делового письма необходимо использовать бумагу только формата А4. Обязательно оставляйте широкие поля у документа для того, чтобы документ в случае чего можно было подшить в папку (слева и справа поля должны быть по 2,5 см, а верхнее поле - как минимум 4 см).
2
Вверху страницы напишите обратный адрес в «обратном» порядке. Сначала укажите свое имя и фамилию, затем - номер офиса или квартиры, номер дома, название улицы, город, код города, область, страну.
3
Сделайте двойной интервал и укажите дату составления письма. Месяц можно указать словами, а можно цифрами (например, November 12, 2011). При отправлении письма в США сначала следует писать месяц, в то время как в Великобритании сначала указывают число.
4
Справа укажите адрес получателя в аналогичном порядке адреса. Если нужно сослаться на предыдущее отправленное письмо, то сделайте это непосредственно перед обращением при помощи ссылки в левой части документа («Our ref. # номер письма», или «Your ref. #»).
5
Снова сделайте двойной интервал и напишите обращение. Если вы знаете адресата, то письмо начинается с «Dear Mr…». Если вы обращаетесь к женщине, то укажите «Mrs.» (или «Ms.», если она не замужем или ее социальный статус неизвестен). Если адресат неизвестен, то лучше указать «Dear Sir or Madam». После обращения обязательно укажите двоеточие.
6
Текст письма пишется компактно, с одинарным интервалом. Писать нужно в любом случае вежливо. Между абзацами пропускайте две строки, не используйте «красную строку», т.к. у американцев и европейцев такое понятие отсутствует.
7
Закончите текст на позитивной ноте, используя общепринятые выражения (например «We are looking forward to hearing from you»). Укажите то, как с вами можно связаться.
8
Напишите заключительную фразу (например, «Yours truly»), сделайте большой интервал и распишитесь. Подпись нужно расшифровать.