Как составить журнал

Журналы учета или регистрации ведутся на предприятии, в бухгалтерии, в отделе кадров, в канцелярии или в специализированных отделах. Журнал представляет собой инвентарную книгу, пронумерованную и прошнурованную, в которой отражается движение документов, производственно-хозяйственные операции, в том числе связанные со списанием имущества, средств, обязательств. Часто движение средств и документооборот подтверждаются в журнале подписью ответственного лица.

Инструкция

1. Журнал учета или регистрации движения средств и документов позволяет проконтролировать получение их ответственными лицами. Поэтому он является важным инструментом, позволяющим упорядочить работу с документацией, имеющей отношение к производственным процессам и деятельности. Он может вестись в специальной тетради, изготовленной типографским способом, или в обычной общей тетради или книге учета, купленной в канцелярском магазине.
2. Пронумеруйте все листы журнала, подписывая цифры в нижних углах страницы. С помощью шила прошейте журнал тонким шпагатом, свяжите его концы в узел и закрепите их на последней странице журнала, наклеив бумагу, на которой стоит печать «Для документов» вашего предприятия. Поверх бумаги с печатью сделайте надпись «В журнале пронумеровано и прошнуровано столько-то страниц» Поставьте свою подпись с указанием должности и даты.
3. Продумайте форму, шапку журнала. Составьте ее в произвольной, но удобной для сотрудников форме. Обязательными заголовками для формы вашего журнала будут «Порядковый номер записи», «Дата», «Наименование операции или документа», «Должность ответственного лица», «Подпись», расшифровка подписи – фамилия и инициалы. Вы можете добавить те заголовки, которые считаете нужными.
4. Ширину граф и высоту строк устанавливайте с учетом содержимого, скорректируйте их, чтобы их было удобно заполнять. Так, графу «дата» можно сделать уже, а вот графу с наименованием операции или документа – шире.
5. Содержание журнала учета повторяющееся, и для каждой страницы оно будет одинаковым. Чтобы не заполнять его для каждой страницы, удобно будет написать содержание граф на первом и последнем страничном развороте журнала, а остальные листы аккуратно подрезать по высоте шапки.
6. На первой странице журнала красиво сделайте надпись, отражающую суть содержания этого документа. Он поможет вам всегда проследить хронологию и движение бумажных документов или средств и контролировать их нахождение у исполнителей.