Главное правило – не спешить, а серьезно и со всей ответственностью подойти к делу. А также:
- всегда подписывайте документы, состоящие из нескольких листов, на каждом листе и требуйте этого от другой стороны.
- если есть возможность, прежде чем подписывать документы прошейте их, проставьте в месте прошивки подпись и печать с обеих сторон.
- будьте требовательны к оформлению документов.
Обязательные реквизиты при грамотном оформлении документов:
- указывайте наименование вашей организации;
- не забывайте о наличии наименования документа;
- проставляйте дату документа и указывайте местонахождение организации;
- включайте такой элемент в документ как подпись ответственного лица;
Правильно подписываем документы:
- Рекомендуется подписывать документы во избежание «лишних» недоразумений ставя подпись на документах такую, как вы расписались в документе, удостоверяющего вашу личность.
- Оформляя документы, обратите внимание, чтобы такие реквизиты, как должность лица, подписывающего данный документ; подпись; расшифровка личной подписи в них присутствовали.
- Оформляя документ не на бланке своей организации, должность подписывающего лица должна проставляться в полном виде с указанием наименования компании. Если документ изготовлен на фирменном бланке – должность можно указать сокращенно.
- Если документ подлежит подписанию несколькими должностными лицами разных структурных подразделений, отдельные элементы реквизита «Подпись» располагаются в последовательности, отражающей «ступени» должностей. Если у лиц должности находятся в одной горизонтали «служебной лестницы», их подписи можете расположить на одинаковом уровне.
- Если документ подписывается комиссией, указывайте лучше не должности этих лиц, а их роль в комиссии в соответствии с функциями.
- При оформлении протокола документ подписывает председатель и секретарь, при этом, должности также не указываются.
- В случае отсутствия руководителя организации подпись может поставить лицо или его замещающее или исполняющее его обязанности.
- С использованием факсимиле следует поосторожничать. не допускается использовать факсимиле при оформлении доверенностей, финансовых, платежных документов.