Как прошивать дела

Во многих организациях существуют строгие требования к систематизации документов и созданию архивов. Необходимо обеспечить сохранность дел и изолировать их от посторонних взглядов. Любой делопроизводитель компании обязан уметь прошивать дела, и делать это кропотливо и чрезвычайно аккуратно.

Вам понадобится

• - Должностная инструкция
• - Канцелярское шило или переплетный станок
• - Шпагат или прочная нить
• - Прошивочная игла
• - Канцелярский клей
• - Белая бумага
• - Ножницы
• - Линейка
• - Ручка
• - Печать (при необходимости сургуч)

Инструкция

1. Прошивать дела нужно в соответствии со своей должностной инструкцией. В любом случае, эта работа во всех компаниях проводится по общим принципам. Сначала вам нужно пронумеровать каждый документ по порядку. Не забудьте удалить с бумаг все скрепки, металлические скобки и булавки.
2. Начните шить дело так, чтобы листы потом можно было свободно прочитывать. Для этого проделайте канцелярским шилом четыре отверстия по вертикали в центре левого поля документов. Расстояние между дырками должны быть не меньше трех сантиметров. Удобно использовать специальный настольный станок для прошивки и переплета документов формата А-4. С его помощью сформировать нужные папки не составит труда – он может сразу просверлить стопку бумаги толщиной до 10 см.
3. Используйте для шнурования документов специальную прошивочную иглу, а также банковский шпагат или же прочные капроновые нити. В крайнем случае, можно в несколько раз сложить обычные нитки. Обычно документы прошивают два раза подряд, чтобы листы надежнее крепились. Это особенно важно, если дело готовится к вечному архиву.
4. Оставьте свободные концы у нити или шпагата около 6 см. Их нужно будет протащить через центральное отверстие на изнанке последнего документа и крепко завязать узлом.
5. Заклейте канцелярским клеем узелок и кончики ниток кружком (диаметром около 4 см) или же квадратом (размером 4 на 5 см). Фигуру необходимо вырезать из плотной бумаги белого цвета.
6. Поставьте печать таким образом, чтобы она частично зашла на бумажную наклейку, а одним краем - на последний лист сшитого дела. Можно также залить это место сургучом.
7. Дождитесь полного высыхания клея. Потом непосредственно под поставленной печатью укажите количество подшитых листов в деле и поставьте подпись должностного лица. Добавьте заверительную надпись и укажите дату заверения. Так же подшиваются копии документов из несколько листов, при этом необходимо поставить печать с подписью, датой и надписью «Копия верна».
8. Переплетите дело, предназначенное для временного хранения, в мягкую обложку, а документы для долговечного архива – в твердую. Укажите на сшитом деле крайние даты.