Как спланировать работу

Вероятно, всем знакомо ощущение острого цейтнота, когда новые дела как будто валятся на голову, а времени катастрофически ни на что не хватает. Подобный кратковременный цейтнот сам по себе не опасен, хоть и не особо приятен, но когда он становится хроническим и превращается в стиль жизни, – это уже проблема. Для того чтобы избежать положения «белки в колесе» и сохранить свои нервы, необходимо научиться планировать работу.

Инструкция

1. Искусство тайм-менеджмента в первую очередь подразумевает умение грамотно расставлять приоритеты. Не нужно пытаться сделать все имеющиеся дела сразу, это все равно бесполезно. Намного важнее распределить их по степени значимости и срочности и выполнять последовательно.
2. Для большей наглядности удобно расписать стоящие задачи в виде квадратной схемы. Для этого нарисуйте большой квадрат и поделите его на четыре части. В верхний левый угол впишите дела, имеющие статус самых важных и срочных. В верхнем правом квадрате пусть расположатся задачи важные, но не срочные, долговременные. В нижней части большого квадрата соответственно будут находиться дела маловажные, но срочные, и неважные и несрочные, но требующие решения. На основе полученной схемы составьте списки выполнения дел в порядке их очередности.
3. Теперь, когда перед вами наглядно представлены все задачи, которые необходимо решить, можно переходить к более частному планированию – повседневному. Список дел на день лучше составлять не с утра, а накануне вечером. Во-первых, так у вас будет больше возможности их обдумать, во-вторых, ваше сознание за вечер и ночь успеет проанализировать поставленные задачи и выработать план решения.
4. Для организации своей деятельности в течение дня используйте различные подсобные средства, позволяющие разгрузить память: органайзеры, компьютерные программы-напоминалки, электронные календари в телефонах с памятками и звуковыми сигналами. Записывайте буквально все свои планы и предстоящие дела. Таким способом вы избавитесь от страха что-то забыть, то есть снизите нервное напряжение, и освободите свою кратковременную память для текущих вопросов.
5. Во время планирования работы на день не забывайте оставлять между отдельными задачами небольшие временные люфты, то есть запасы времени, которые смогут сохранить ваши нервы в случае, если что-то пойдет не совсем так, как было запланировано. К примеру, вы должны в течение дня провести три встречи и сделать пять деловых звонков. На каждую встречу вы отводите один час времени, а на звонок 15 минут. Когда же будете составлять дневной план, внесите между отдельными звонками и встречами еще дополнительные 15-45 минут на непредвиденные обстоятельства. Если их не возникнет, вы просто продолжите свою работу в запланированном режиме. Если же что-то вас задержит в процессе телефонного разговора или на деловой встрече, это никак не скажется на выполнении других задач и сохранении плана в целом.