Инструкция
1
В первую очередь, определитесь с тематикой и типом конференции, в зависимости от этого в дальнейшем будет выбран зал и сформирована программа мероприятия.
2
Следующий пункт - программа выступлений и все, что связано с этим. Определитесь с временем конференции, количеством участников, количеством перерывом, временем начала и завершения конференции. Скоординируйте с выступающими время их выступления.
3
Арендуйте зал исходя из того, что потребуется для выступления. Он должен быть достаточно просторен и комфортен для размещения участников, количество которых было обозначено на предыдущем шаге. Зал должен быть оборудован проектором либо плазменной панелью, а также трибуной для выступающих.
4
Приступайте к набору участников не менее чем за два с половиной месяца до конференции. Составьте приглашения, в которых будет указано место, время и название конференции, а также чему она будет посвящена. Соблюдайте баланс между краткостью и доступностью изложенного материала. Приступайте к обзвону и отсылке электронных писем, особо значимым гостям конференции вручите приглашения лично, либо отправьте по почте.
5
Весь персонал, обслуживающий конференцию, должен иметь бейджи, на которых будет указаны фамилия, имя и должность на конференции. Оптимально, чтобы должность была одна и та же - "организатор". В день проведения конференции общая встреча должна быть за час до начала регистрации. Расставьте сотрудников в холле здания, на выходе из лифта и так далее. Это необходимо, если для того, чтобы добраться до стойки регистрации, нужно сделать несколько поворотов.