Как написать письмо в деловом официальном стиле

В настоящее время письма уже становятся редкостью и уходят в прошлое. Однако это не относится к деловой переписке. Официальное письмо – это документ, с помощью которого устанавливаются контакты и фиксируются все основные этапы деловых взаимоотношений. Умение правильно составить деловое послание отражает квалификацию оппонента и всей фирмы.

Вам понадобится

• - листок бумаги
• - ручка или компьютер с принтером

Инструкция

1. Пользуйтесь официальными бланками фирмы для написания делового письма. Независимо от того, в электронном виде или от руки написан документ, в нем обязательно должен содержаться логотип фирмы-отправителя. Кроме того, на бланке необходимо указать телефоны, факс, адрес сайта и электронной почты и почтовый адрес фирмы. Не забывайте оставлять поля по краям, которые необходимы для того, чтобы была обеспечена возможность подшивки в архивную папку: 3 см с левой стороны и 1,5 см – с правой.
2. Придерживайтесь при составлении письма официального стиля. Деловой документ должен быть однозначным. В электронном письме обязательно указывайте тему. Не используйте смайлики в деловой переписке. В случае продолжения переписки необходимо оставлять в виде цитирования письмо, на которое пишется ответ. Не обязательно цитировать весь текст целиком, можно ограничиться лишь теми фрагментами, на которые составляются ответы. В таком случае оппоненту будет проще уловить связь между вашим ответом и его письмом.
3. Начинайте деловое письмо с вежливого обращения, к примеру: «Уважаемый Иван Петрович!». Обращение необходимо располагать по центру страницы. Имя пишут полностью, использование инициалов в этом случае неприемлемо. Затем следует вступительная часть, где должна быть кратко сформулирована цель письма. Основная часть документа является следующим разделом, в котором подробнее указываются пути решения основных вопросов. Завершением выступает подведение итогов, а также обращение к адресату с изложением ожиданий отправителя от адресата или с конкретным предложением для решения вопроса, рассмотренного в письме.
4. Будьте максимально корректным в заключительной части. Ни в коем случае не принимайте решений за своего адресата. Лучше выразите надежду на то, что проблема решится наилучшим на ваш взгляд образом. Неэтично торопить адресата, используя такие слова, как «незамедлительно» и «срочно». Воспользуйтесь более корректной формой: «Прошу дать ответ в такие-то сроки». В деловом письме подпись должна иметь официальную форму. К примеру: «С Уважением, Иван Сергеевич Васильев». Указывайте также в подписи свою должность, контактную информацию и название фирмы.