Инструкция
1
Выберите стратегию написания письма. От нее будет зависеть и весь стиль. Здесь лучше избегать крайностей – слишком извинительного или слишком агрессивного стиля, т. к. оба эти варианта обычно оказываются проигрышными. Стандартная реакция на них – нежелание дальнейшего общения с отправителем письма. Стилистически неоправданным является также использование слишком длинных предложений и сниженной, разговорной лексики.
2
В начале письма лучше не перечислять причины отказа и не начинать с извинений. Напротив, указание в начале письма нормативных документов, на основании которых вы собираетесь формулировать отказ, может оказаться выгодной стратегией.
3
Аргументацию в письме нужно продумывать особенно тщательно. Она составляет основной объем его информационной части. Приводите только реальные аргументы, причем одно и то же можно повторить несколько раз разными словами. Оценочной лексикой пользоваться не рекомендуется, так как она создает ощущение предвзятости.
4
Приведите цитаты или выдержки из официальных документов, взятых вами на вооружение. Таким образом ваше отказное письмо будет выглядеть обоснованным и сдержанным. В качестве официальных документов можно руководствоваться законодательными актами или другими юридическими документами, такими, например, как Трудовой кодекс, ГОСТы, нормы технического регулирования и т.п., а также внутренними положениями компании.
5
Приведите подтверждения для всех перечисленных вами фактов. Если нужно написать что-то нелицеприятное, можно прибегнуть к иносказанию, завуалированным выражениям, намекам.
6
Составляйте отказное письмо на бланке и заверьте его подписью директора предприятия и соответствующего отдела.