Как написать письмо-вопрос

Опытные секретари знают, что деловая переписка состоит на две трети из запросов и ответов на них. Главной целью письменного вопроса является получение какой-либо информации от адресата. Автор письма рассчитывает на максимально полный ответ, который ему предоставят в срок, предусмотренный законом или обозначенный в запросе. Строгих правил для оформления письменных вопросов нет. Однако существует несколько общих требований деловой переписки, которые следует соблюдать при их подготовке.

Вам понадобится

• - бланк организации;
• - бумага формата А4;
• - ручка;
• - компьютер;
• - принтер.

Инструкция

1. Напечатайте письмо-вопрос на бланке организации, если вы обращаетесь от имени коллектива и по служебному поводу в другую организацию или к частному лицу. Гражданин, направляющий запрос в какое-либо учреждение, должен разборчиво написать его или напечатать на листе формата А4.
2. Укажите в правом верхнем углу письма сведения об адресате: полное наименование его должности, фамилию и инициалы, почтовый адрес организации (при необходимости). Информация об компнаии-отправителе содержится в левой части бланка. В специальной строке делопроизводитель должен проставить номер и дату исходящего документа. Если же вы обращаетесь от себя лично, ниже перечислите собственные данные: фамилию, имя, отчество (без сокращения), домашний адрес, контактный телефон. Например:«Директору ООО «Раннее утро»В.В.ПетровуСеменова Василия Васильевича,проживающего по адресу:г. Н-ск, Первая ул.,д. 15, кв. 15,телефон 00-00-00».
3. Составьте заголовок письма. Он должен кратко отражать суть письменного обращения, например: «О минимальном размере партии семян маргариток и оптовой цене на них». На фирменном бланке поместите этот реквизит слева. Обращаясь от имени частного лица, вы можете просто обозначить формат письма, напечатав посередине строки фразу «письмо-вопрос», «письменный запрос» или «письмо-запрос».
4. Перейдите к изложению непосредственно запроса. Это будет основная часть вашего письма. В первых 1-2 предложениях объясните причину и цель, по которым вы хотите получить ту или иную информацию. Например: «В мае члены садового товарищества «Сад» планируют провести массовую закупку семян маргариток. Изучив рекламный буклет вашей компании, мы решили воспользоваться предлагаемыми услугами. В связи с этим просим выслать на указанный ниже адрес следующую информацию».
5. Сформулируйте каждый вопрос. Старайтесь выражаться точно и лаконично. Не делайте предложения слишком длинными, включая в них 2-3 вопроса одновременно. В конце обязательно ставьте вопросительный знак - так вы выделите главную тему визуально. Если вопросов несколько, оформите их нумерованным списком. Например:«1. Каков минимальный объем партии семян?2. Сколько стоит 1 пакетик семян оптом и в розницу?3. Сколько времени займет доставка приобретенной партии?4. Какие документы необходимо предоставить для заключения договора поставки между вашей компанией и садоводческим товариществом?».
6. Закончите письмо словами благодарности. Вы также можете в тактичной форме указать желаемые сроки получения ответа, например: «Заранее благодарим за ответ. Надеемся получить прейскурант в течение недели». На последней строке поставьте подпись (от имени организации подписывается начальник) и дату.