Вам понадобится
- - ПК с установленной операционной системой Windows и доступом в интернет;
- - программа Microsoft Excel;
- - принтер;
- - сканер;
- - факс;
- - печать организации или индивидуального предпринимателя;
- - почтовый конверт;
- - уведомление о вручении почтового отправления;
- - авторучка.
Инструкция
1
Подготовьте оригинал счета. Сформируйте его в программе Excel, распечатайте на принтере, заверьте подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Скрепите документ печатью юридического лица или индивидуального предпринимателя.
2
Если выставляет счет индивидуальный предприниматель или руководитель фирмы, выполняющий функции главного бухгалтера, он ставит свою подпись дважды, делая это за обе занимаемые им должности.
3
Отсканированный счет – достаточное основание для оплаты. Копия документа отправляется заказчику или покупателю товара по электронной почте с последующим предоставлением ему оригинала. Подобный вариант расчетов удобен для партнеров, находящихся на значительном удалении друг от друга.
4
Если плательщик находится за границей, достаточно электронной версии счета. В подобных случаях указывается, что документ выставлен в электронной форме и он действителен без подписей и печати. Все действия обсуждаются партнерами и применяются по обоюдному соглашению.
5
Отправляя счет по факсу, вставьте документ, наберите номер партнера и отправьте сообщение. Получите подтверждение о доставке. Если партнеры находятся в одном городе или на незначительном удалении, доставьте оригинал счета самостоятельно или воспользуйтесь курьерской службой.
6
Отправка оригинала счета по почте – самый востребованный, дешевый, но долгий вариант. Посетите ближайшее к вам отделение связи. Вложите документ в конверт формата А4, напишите в соответствующей форме адреса получателя и отправителя. Оплатите почтовые услуги и отправьте счет партнеру, выбрав простой или заказной вариант послания. Учтите, что простые отправления доходят до получателя быстрее. Заполните уведомление о вручении письма адресату. Это потребует незначительных дополнительных затрат, зато обеспечит надежность и ваше спокойствие.