Как оформить возврат денег в кассу

Одним из случаев возврата денежных средств в кассу организации является оформление поступления неиспользованных денежных средств подотчетным лицом. Как и любая другая кассовая операция, она требует составления определенных документов.

Инструкция

1. Попросите работника, являющегося в данной ситуации подотчетным лицом, составить авансовый отчет. В документе, кроме прочих реквизитов, должна быть указана сумма неиспользованных денежных средств. К отчету работник обязан приложить кассовые и/или товарные чеки, квитанции на израсходованные суммы аванса. Завизируйте составленный авансовый отчет у главного бухгалтера и утвердите руководителем предприятия.
2. Составьте приходный кассовый ордер по унифицированной форме КО-1 (вручную на специальном бланке или с использованием ПК). Заполните все необходимые реквизиты документа.
3. Проставьте его номер по порядку и дату составления. Укажите в строке «Дебет» счет 50. Если в вашей организации имеются обособленные структурные подразделения, то в документе необходимо указать код подразделения. Проставьте в строке «корреспондирующий счет» счет 71. Если к нему открыты аналитические счета, укажите его номер в поле «код аналитического учета».
4. Пропишите сумму поступивших денежных средств (цифрами). Код целевого назначения в данном случае не указывается. Он требуется в том случае, если в кассу поступили деньги целевого финансирования.
5. В строке «Принято от» укажите Ф.И.О. подотчетного лица, вносящего деньги. Напишите в строке «Основание Содержание операции по поступлению денег» - «Возврат неиспользованных сумм аванса» . Далее прописью с большой буквы укажите сумму возврата денежных средств в кассу. Пустое место необходимо прочеркнуть.
6. Поскольку данная операция НДС не облагается, в строке «Ставка и сумма (цифрами) налога НДС» напишите – «Без налога НДС». В «Приложении» проставьте название, номер и дату документа, по которому поступили деньги (в данном случае – «Авансовый отчет № __ от «__»_______»).
7. Заверьте печатью отрывную часть документа (квитанцию). Примите остаток неизрасходованного аванса и выдайте квитанцию подотчетному лицу, вернувшему деньги в кассу.
8. Зарегистрируйте выписанный приходный ордер в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Подшейте его затем к отчету кассира.
9. Оформите запись следующей бухгалтерской проводки: Дебет счета 50 «Касса», Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - произведен возврат в кассу неиспользованного аванса.