Инструкция
1
Составьте документ, который будете направлять получателю, в двух экземплярах. Один из них должен остаться у вас.
2
Если есть такая возможность, доставьте документ лично. Вручение произведите непосредственно получателю или его уполномоченному представителю. Полномочия представителя могут удостоверяться доверенностью или следовать из закона. Корреспонденцию, адресованную частному лицу, надежнее вручать ему самому под расписку. Если вы передаете документы юридическому лицу, сделайте это через секретариат или канцелярию. Когда получатель – должностное лицо, можно использовать любой из этих вариантов.
3
При личном вручении обязательно добейтесь, чтобы на вашем экземпляре осталась расписка принявшего корреспонденцию лица. Человек, которому вы передаете документ, должен написать слово «получил», свои фамилию и инициалы, а также текущую дату и, конечно, оставить роспись. Если он является сотрудником организации, должно быть сделано также указание на занимаемую им должность.
4
Когда есть такая необходимость, направьте корреспонденцию получателю через курьера или посредника, не забыв проинструктировать их о том, кому и как следует ее вручить.
5
Если у вас нет возможности доставить корреспонденцию лично, или получатель уклоняется от ее принятия, воспользуйтесь услугами почты. Следует сделать отправление заказным письмом с уведомлением и описью вложения. В некоторых случаях это единственный вариант, при котором суд или другой уполномоченный орган признают вручение состоявшимся. В подтверждение факта получения адресатом письма вам вернется документ - почтовое уведомление. Опись вложения нужна, чтобы иметь доказательство направления по почте не пустого письма или постороннего документа, а именно того, который требуется вручить.
6
После того как вам вернется уведомление, его и опись вложения прикрепите к оставшемуся у вас экземпляру документа. Храните, пока необходимость в этом не отпадет.