Как написать приказ о проведении мероприятия

При осуществлении финансово-хозяйственной деятельности руководители организаций проводят представительские мероприятия, то есть официальные приемы. В процессе расходуются некоторые денежные средства, которые называются представительские расходы. Эти затраты учитываются в составе прочих расходов, исходя из этого можно сделать вывод, что они уменьшают налог на прибыль. Чтобы учесть их в налоговом учете, вы должны правильно оформить затраты. Одним из главных документов является приказ руководителя о проведении представительского мероприятия.

Инструкция

1. Оформите приказ о проведении официального приема. Здесь укажите наименование контрагента, дату проведения переговоров. Этим же приказом можете назначить ответственное лицо за оформление приглашений, а также за согласование даты и места проведения мероприятия с контрагентом.
2. В распорядительном документе перечислите тех лиц, которые будут составлять план мероприятия, отчет по результатам его проведения. Обязательно оговорите сроки сдачи документов в бухгалтерию.
3. Перечислите в приказе тех лиц, которые будут участвовать в представительском мероприятии. Ознакомьте с приказом всех ответственных лиц, которые должны поставить подпись и дату ознакомления.
4. Составьте план-программу официального приема. Здесь укажите цель мероприятия (например, для осуществления переговоров с контрагентом и последующего заключения сделки), место и дату проведения мероприятия. Также укажите список тех людей, которые принимают участие в данном приеме.
5. Если есть возможность, попросите у приглашенных партнеров список участвующих лиц. Это делается для того, чтобы вы могли предварительно рассчитать сумму представительских расходов. Согласовав список участников и место проведения приема, обговорите дату. Если необходимо, составьте список мероприятия. Например, встреча в аэропорту – 8.00; прибытие в ресторан – 09.00-09.30; презентация – 09.30-11.00 и т.д.
6. Составьте смету расходов. Здесь укажите наименование затрат и предельную сумму. Например, транспортное обслуживание – 2000 р.; официальный обед – 10000 р.; буфетное обслуживание – 3500 р. В конце подведите итог.
7. По результатам проведения представительского мероприятия составьте отчет. Здесь снова впишите место и дату проведения мероприятия, цель. Перечислите участников и проведенные мероприятия. Выделите результаты приема и подсчитайте общую сумму расходов.