Как устроить презентацию

В ряду деловых мероприятий фирмы презентация - событие особенное. Это деловой рекламный праздник, суть которого - представление организации и значимых фактов ее жизни: «рождения», позитивных изменений, создания новых продуктов (услуг). Длительность презентации может быть различной: одному мероприятию достаточно 10-15 минут, второму - два-три часа, а третье «заберет» рабочую неделю. Какова бы ни была длительность презентации, залог ее успешного проведения - тщательная подготовка церемонии.

Инструкция

1. Четко определите цели и приоритеты презентации: например, формирование имиджа, привлечение новых клиентов, новых партнеров (инвесторов, поставщиков, потребителей), информирование об инновациях, налаживание связей с общественностью, властью и т.д. Главное - привлечь внимание целевой аудитории, заинтересовать ее, грамотно показать перспективы.
2. Определите главную идею (замысел, концепцию) презентации. Назначьте место, дату и время ее проведения. Лучше проводить презентации (при длительности 1,5-2 часа) после обеда. Коктейль или фуршет - по окончании (длительностью 1-2 часа). Приглашения подготовьте заранее. Они не должны быть обезличенными - обращайтесь к конкретным лицам. Укажите в посланиях место, сроки, программу презентации, состав участников, ориентиры (адрес) и маршруты транспорта.
3. Подготовьте качественную и, по возможности, разнообразную полиграфическую рекламную продукцию: пресс-релизы, листовки, буклеты, проспекты, каталоги. Уместны и желательны на презентации тематические стенды, планшеты о компании (например, о годовом товарообороте, о географии сбыта, повышении квалификации работников, партнерах, публикациях о фирме в прессе). Оживят мероприятие образцы продукции, мониторы с видеороликами, размещенные в фойе.
4. Разработайте сценарий праздника. Открывает и ведет мероприятие обычно должностное лицо фирмы. Это может быть руководитель службы PR или службы маркетинга. Умение говорить, владеть аудиторией - обязательны для такой персоны.
   
   Разработайте сценарий по оптимальной для фирмы схеме. Она может включать:
   
   - встречу участников;
   
   - представление руководителей фирмы гостям и (или) интересных лиц-гостей всем присутствующим;
   
   - показ короткого (до 12 минут) видеофильма об организации с сюжетами, связанными с информационным поводом, целью и идеей презентации;
   
   - краткие сообщения (до 5 минут) представителей фирмы (не более пяти человек) по вопросам, потенциально интересным участникам - с демонстрацией продукции, представлением услуг (в действии, в макетах, слайдах, мультимедиа-показе);
   
   - ответы представителей компании-хозяйки на вопросы гостей;
   
   - выступления приглашенных: комментарии, поздравления, пожелания;
   
   - вручение гостям сувениров, фирменных рекламных материалов;
   
   - проведение неформальной части презентации - банкета (фуршета) с развлекательной программой (по усмотрению).
5. Продумайте все составляющие «заключительного аккорда». Наиболее удобен для контактов фуршет «стоя», когда приглашенные могут свободно перемещаться и общаться друг с другом. Как правило, программа презентации завершается тостом почетного гостя. От имени всех присутствующих он высказывает слова благодарности организаторам с пожеланиями успехов и процветания их учреждению.