Вам понадобится
- - компьютер;
- - программа MS Access.
Инструкция
1
Запустите программу Access и через меню в закладке «Файл» нажмите на «Создать». Затем выберите «База данных» и нажмите OK. Появится окно, в котором вам нужно будет указать название базы данных или согласиться с предложенным db1, а также необходимо будет выбрать место хранения базы.
2
После создания базы появится окно с функциями для дальнейшей работы. Слева находятся колонка с перечнем разделов. Пункт «Таблицы» должен быть выделен по умолчанию. Справа от колонки находится перечень вариантов для создания таблиц базы: «Создание таблицы в режиме конструктора», «Создание таблицы с помощью мастера», «Создание таблицы путем ввода данных».
3
Кликните на «Создание таблицы в режиме конструктора» для создания новой таблицы в базе данных. На экране появится новое окно с сеткой в его верхней части для ввода параметров таблицы: поля, тип полей и описание. В нижней части окна появляются свойства каждого нового поля.
4
Создайте таблицу с четырьмя полями:
1. Код. Тип поля – числовой.
2. Фамилия. Тип поля – текстовый.
3. Имя. Тип поля - текстовый
4. Телефон. Тип поля – текстовый.
Выделите первое поле и, щелкнув правой кнопкой мышки, выберите пункт «Ключевое поле». Закройте и сохраните созданную таблицу под удобным для вас названием, например «Агент». Откройте созданную таблицу и введите данные двоих агентов.
1. Код. Тип поля – числовой.
2. Фамилия. Тип поля – текстовый.
3. Имя. Тип поля - текстовый
4. Телефон. Тип поля – текстовый.
Выделите первое поле и, щелкнув правой кнопкой мышки, выберите пункт «Ключевое поле». Закройте и сохраните созданную таблицу под удобным для вас названием, например «Агент». Откройте созданную таблицу и введите данные двоих агентов.
5
Создайте еще одну таблицу с тремя полями:
1. Должность. Тип поля – текстовый.
2. Заработная плата. Тип поля – денежный.
Закройте и сохраните созданную таблицу под названием, например «Сотрудник». Откройте созданную таблицу и введите данные на двоих сотрудников.
1. Должность. Тип поля – текстовый.
2. Заработная плата. Тип поля – денежный.
Закройте и сохраните созданную таблицу под названием, например «Сотрудник». Откройте созданную таблицу и введите данные на двоих сотрудников.
6
Нажмите на закладку «Запросы», а затем на «Создание запроса в режиме конструктора». Откроется окно с перечнем, созданных в программе таблиц. Выберите обе уже созданные таблицы. В нижней части бланка запроса в первом столбце выберите поле «Сотрудник.Фамилия», а во втором столбце – «Организация.Должность». Закройте и сохраните бланк запроса «Должность сотрудника». Если открыть этот запрос, то вы увидите только два столбца «Фамилия» и «Должность». Здесь будет отображаться только интересующая информация, какую должность занимает конкретный сотрудник.
7
Для удобства заполнения базы данных нажмите на закладку «Форма», а затем «Создать форму с помощью мастера». В открывшемся окне выберите таблицу «Агент», а затем из окна «Доступные поля», используя кнопку со стрелочкой, переместите в окно «Выбранные поля» поля «Фамилия», «Имя», «Телефон». Нажмите кнопку «Далее» и выберите удобный формат формы, например, «Ленточный». Нажмите кнопку «Далее» и выберите требуемый стиль, например, «Стандартный». Нажмите кнопку «Далее» и назовите форму «Агент». Нажмите кнопку «Готово». Появится форма с двумя полями, в которых уже есть информация о двух агентах. Ниже расположено пустое поле, в которое можно вводить информацию о третьем агенте и так далее.
8
В окне базы данных выделите «Отчеты» и нажмите на закладку «Создание отчета с помощью мастера». В открывшемся окне выберите запрос «Должность сотрудника». Из левого окна перенесите в правое поля «Фамилия» и «Должность», нажмите кнопку «Далее», а затем кнопку «Готово». На экране появится бланк отчета с информацией из выбранного запроса. Функция отчета дает возможность выбирать нужную информацию из базы данных для более удобного восприятия. Также отчеты можно выводить на печать.
9
Макросы позволяют автоматизировать действия над объектами базы данных. Щелкните на закладку «Макросы», а затем на кнопку «Создать». Откроется окно конструктора. Из выпадающего списка выберите макрокоманду «ОткрытьЗапрос», а потом выберите имя запроса «Должность сотрудника». Закройте окно и сохраните созданный макрос. Щелкните мышкой дважды на созданный макрос и откроется запрос «Должность сотрудника».