Как провести научно-практическую конференцию

Конференции являются очень важными мероприятиями, на которых рассматриваются наиболее актуальные проблемы в исследуемой области. Обычно их проведение сопряжено с некоторыми очень важными подготовительными работами, порядок которых стоит продумать заранее.

Вам понадобится

• - компьютер;
• - мультимедийная доска;
• - проектор;
• - актовый зал;
• - брошюры;
• - столы;
• - стулья;
• - писчие принадлежности;
• - фотоаппарат/камера.

Инструкция

1. Назначьте заранее дату проведения научно-практической конференции. Как правило, о таких мероприятиях должно быть известно не за один месяц. За это время нужно все тщательно подготовить. К тому же, выступающие тоже должны собрать весь необходимый материал для повестки дня.
2. Оповестите участников и гостей, выслав им официальное приглашение. Выступающими могут быть аспиранты, кандидаты или доктора наук в той области, в рамках которой будет проводиться конференция. Им нужно согласовать свое расписание, чтобы оно не шло вразрез с данным мероприятием.
3. Обозначьте цель конференции и распишите ее подробный план. Подумайте, какую основную задачу нужно выполнить на предстоящем собрании. Сделайте подробную схему того, как будет все происходить. Указывайте каждый пункт вплоть до минуты. Не забудьте про небольшие перерыв на обед и паузы между выступающими. Это очень важный пункт, от которого будет зависеть слаженность всего хода конференции.
4. Подготовьте весь необходимый материал для выступающих и гостей. Начните с установки мультимедиа. Убедитесь, что проектор, компьютер и мультимедийная доска работают исправно. Подготовьте планшет, фломастеры и бумагу для возможных пометок. Принесите дополнительные столы на сцену и около нее. Постелите на столы скатерти и поставьте на них цветы.
5. Убедитесь в том, что вы сможете обеспечить всех посадочными местами. Заранее приготовьте дополнительные стулья. Освободите специальный небольшой зал для перерыва на обед. Проверьте освещение. Вымойте и проветрите зал накануне конференции. Все должно быть сделано на высшем уровне.
6. Распечатайте брошюры и раздайте их в день проведения конференции всем гостям и участникам. В этих небольших листовках должно быть указано расписание конференции, ее выступающие и программа, которая будет освящена.
7. Проведите научно-практическую конференцию согласно заранее намеченному плану. Следите за тем, чтобы не выбиться из графика. Сделайте по возможности фото и видео репортаж. Это будет хорошим подспорьем для будущих подобных мероприятий. Подведите итоги конференции и проводите гостей. Уберите помещение актового зала после ее окончания.